¿Puedo poner el DNI de un cliente en ChatGPT?

La respuesta corta es: no como probablemente lo estás haciendo ahora.

Pero "no uses IA" es un consejo que nadie va a seguir, y con razón: te ahorra horas de verdad. Así que vamos a lo útil — qué ocurre exactamente cuando pegas ese DNI, por qué es un problema, y cuál es la forma de seguir usando ChatGPT sin que lo sea.

Qué pasa realmente cuando pegas ese dato

Estás en mitad de un expediente. Copias el escrito, lo pegas en ChatGPT, escribes "resúmeme esto y redáctame una respuesta al cliente". Dentro va el nombre, el DNI, a lo mejor la cuenta bancaria.

En ese instante han pasado tres cosas, y las tres importan:

1. Has comunicado datos personales a un tercero. No los has "consultado" ni los has "procesado": han salido de tu equipo y han entrado en los servidores de una empresa que no es la tuya. Legalmente eso es un tratamiento de datos, y necesita una base que lo justifique.

2. Puede que hayan salido de la Unión Europea. Depende del proveedor y del plan que tengas contratado, y es un asunto que tiene su propio régimen jurídico.

3. Puede que ese texto se use para entrenar el modelo. Aquí está la diferencia más importante y la que casi nadie tiene clara: no es lo mismo la cuenta gratuita que un plan de empresa. En los planes de consumo, el contenido de las conversaciones puede emplearse para mejorar los modelos salvo que lo desactives en los ajustes. En los planes de empresa y en el acceso por API, lo normal es que no se use por defecto.

Si estás usando la cuenta gratuita con la que probaste ChatGPT en su día, y nunca tocaste esa casilla, ya tienes tu respuesta.

"Ya, pero es que sólo era para redactar una carta"

Esta es la objeción que sale siempre, y entiendo de dónde viene: la intención era inocente y el dato no se lo estabas dando a nadie, sólo pedías ayuda con la redacción.

El problema es que el RGPD no mira tu intención, mira el tratamiento. El dato salió. Si mañana ese cliente pregunta dónde ha estado su DNI, la respuesta honesta incluye a un tercero del que no le habías hablado y con el que probablemente no tienes contrato.

Y hay un matiz que a las gestorías se les escapa mucho: la mayoría de las veces esos datos no son tuyos. Cuando tratas datos por cuenta de una empresa cliente, tú eres encargado del tratamiento y esa empresa es la responsable. Meter esos datos en una herramienta nueva sin decírselo no es sólo un problema tuyo con la AEPD: es un incumplimiento del contrato que tienes firmado con tu cliente.

Qué dice la norma, en concreto

Cuatro piezas del RGPD, sin literatura:

Minimización (art. 5.1.c). Sólo debes tratar los datos que sean necesarios para tu finalidad. Y aquí está la clave del asunto: para que la IA te redacte una carta, no necesita el DNI. Necesita saber que hay un DNI. La finalidad se cumple igual con [DNI_1].

Encargados del tratamiento (art. 28). Si un proveedor trata datos personales por cuenta tuya, necesitas un contrato de encargo con él. Los grandes proveedores de IA lo ofrecen — pero hay que firmarlo, y normalmente sólo está disponible en los planes de empresa.

Seguridad del tratamiento (art. 32). Debes aplicar medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo. El propio reglamento menciona la seudonimización como una de ellas, por su nombre. Volveremos a esto, porque es la salida.

Responsabilidad proactiva (art. 5.2). No basta con cumplir: hay que poder demostrarlo. Esta es la que más gente ignora y la que más duele en una inspección.

Y a esto se suma la normativa europea de inteligencia artificial, que añade obligaciones propias según el uso que se le dé al sistema.

Las cuatro salidas, de peor a mejor

Opción 1: prohibirla. Escribes una circular interna diciendo que no se use IA con datos de clientes. Coste cero, eficacia cero: la gente la usa igual desde el móvil, y ahora además sin contártelo. Has cambiado un riesgo por un riesgo invisible.

Opción 2: contratar un plan de empresa y firmar el contrato de encargo. Esto hay que hacerlo de todas formas, y mejora mucho la situación: sin entrenamiento con tus datos, con contrato y con más control sobre dónde se tratan. Pero ojo — sigue habiendo una comunicación de datos personales a un tercero. Es un tratamiento legítimo y documentado, que no es poco, pero el dato ha salido igual. Necesario, y no suficiente.

Opción 3: quitar los datos antes de enviarlos. Sustituyes el DNI, el IBAN y el nombre por etiquetas, mandas el texto ya limpio, y cuando llega la respuesta vuelves a poner los valores reales.

Esto es seudonimización, es lo que el artículo 32 nombra expresamente, y es la única de las cuatro opciones que ataca la raíz: el dato personal no llega a salir. La IA no puede filtrar, entrenar ni exponer un dato que nunca recibió. Y funciona exactamente igual de bien: para redactar tu carta, [DNI_1] le vale.

Opción 4: un modelo en tus propios servidores. Perfecto en teoría. En la práctica, para un despacho de tres personas, es un proyecto de infraestructura que nadie va a mantener.

Para casi cualquier gestoría, la combinación sensata es la 2 más la 3: un plan con contrato, y encima de eso el hábito de no mandar nunca el dato real.

La parte que casi nadie prepara: demostrarlo

Supón que lo haces todo bien. Plan de empresa, contrato firmado, nadie manda datos reales.

Llega una reclamación de un cliente, o una inspección, y te preguntan qué medidas tienes para el uso de inteligencia artificial. ¿Qué enseñas?

Ese es el verdadero agujero, y es el que convierte un susto en una sanción. La responsabilidad proactiva significa que la carga de la prueba es tuya: no te toca a ti que te demuestren que lo hiciste mal, te toca demostrar que lo hiciste bien. Y "confiamos en que el equipo tiene cuidado" no es una medida, es una esperanza.

Lo que sí es demostrable:

• Una política escrita de uso de IA, con fecha, que el equipo haya leído y firmado.
• El contrato de encargo con el proveedor.
• La herramienta técnica que impide el error humano, no sólo lo desaconseja.
• Un registro de que esa herramienta ha estado funcionando.
• El uso de IA reflejado en tu registro de actividades de tratamiento.

La diferencia entre los dos primeros puntos y el tercero es la que separa "les dijimos que tuvieran cuidado" de "teníamos una medida técnica implantada". En una inspección eso no es un matiz.

Qué hacer esta semana

Cinco pasos, por orden, sin necesidad de contratar a nadie:

1. Pregunta quién la está usando ya. Sin dramatismo y sin buscar culpables, o no te lo dirán. La respuesta casi siempre es "más gente de la que pensabas".
2. Mira los ajustes de las cuentas que haya. En las cuentas de consumo, desactiva la mejora del modelo con tus conversaciones. Es una casilla y es hoy mismo.
3. Decide una herramienta y sólo una. Diez personas con seis IAs distintas no se puede gobernar. Con una, contratas el plan de empresa y firmas el contrato de encargo.
4. Escribe la regla en una hoja. Qué se puede pegar y qué no, con ejemplos reales de tu trabajo. Que quepa en un folio o no la leerá nadie.
5. Pon una barrera técnica. Porque los cuatro pasos anteriores dependen de que nadie tenga prisa, y algún día alguien va a tenerla. Y ese día, la única medida que funciona es la que no hay que acordarse de aplicar.

La respuesta corta, otra vez

¿Puedes poner el DNI de un cliente en ChatGPT? Tal cual, no.

¿Puedes usar ChatGPT en una gestoría? Sí, y probablemente deberías. Sólo que enviando [DNI_1] en lugar del número. Tu carta sale igual de bien, y el dato de tu cliente no ha salido de tu ordenador.

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Nosotros hemos construido justo esa barrera del paso 5: Guardián RGPD es una extensión de Chrome que detecta DNI, NIE, IBAN, cuentas, tarjetas y teléfonos en lo que escribes o pegas en ChatGPT, Claude o Gemini, y te ofrece sustituirlos por etiquetas antes de enviarlos. La detección ocurre en tu navegador: tu texto no pasa por ningún servidor nuestro. Instalación gratuita.

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Este artículo es información general y no asesoramiento jurídico. La situación concreta de tu despacho —qué datos tratas, en calidad de qué y con qué proveedores— la tiene que valorar tu asesor en protección de datos.